Mô hình hỗ trợ người dân thiết lập, hoàn thiện hồ sơ đất đai tại phường Mỹ Quới.

Từ thực tiễn qua các cuộc tiếp xúc cử tri, tiếp công dân định kỳ, công tác xuống địa bàn và theo dõi tình hình giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) lĩnh vực đất đai, UBND phường Mỹ Quới nhận thấy đây là một trong những lĩnh vực có hồ sơ tương đối phức tạp, đòi hỏi người dân phải chuẩn bị nhiều loại giấy tờ và thực hiện nhiều bước. Đối với người lớn tuổi, người ít tiếp cận công nghệ thông tin hoặc chưa quen thực hiện TTHC trực tuyến, việc kê khai, số hóa và nộp hồ sơ còn gặp không ít khó khăn. Thực tế đó, với phương châm “Lấy sự hài lòng của người dân làm thước đo chất lượng phục vụ”, UBND phường Mỹ Quới đã đổi mới phương thức hỗ trợ theo hướng tiếp nhận hồ sơ sang chủ động đồng hành, hướng dẫn và hỗ trợ người dân hoàn thành thủ tục ngay từ những bước đầu tiên.

Các thủ tục như cho tặng, thừa kế, cấp đổi, cấp mới Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, chuyển nhượng quyền sử dụng đất... đều có yêu cầu khác nhau về thành phần hồ sơ, trình tự, thời gian giải quyết và nghĩa vụ tài chính. Chỉ một sai sót nhỏ trong quá trình kê khai, thiếu giấy tờ hoặc chưa nắm rõ trình tự thực hiện cũng có thể khiến người dân phải bổ sung, hoàn thiện hồ sơ nhiều lần, phát sinh thêm thời gian, công sức và chi phí đi lại. Trong khi đó, yêu cầu chuyển đổi số trong giải quyết TTHC ngày càng cao, người dân phải làm quen với việc đăng nhập hệ thống, kê khai thông tin, số hóa giấy tờ, nộp hồ sơ trực tuyến, theo dõi quá trình xử lý và nhận thông báo kết quả. Đối với người thành thạo công nghệ, đây có thể là những thao tác đơn giản. Tuy nhiên, với một bộ phận người dân ở cơ sở, đặc biệt là người cao tuổi, người yếu thế, những thao tác này vẫn là trở ngại.

Vì vậy, người dân không chỉ cần một nơi để “nộp hồ sơ”, mà cần một nơi có thể “giải thích rõ, hướng dẫn đúng và đồng hành đến khi thủ tục được hoàn thành” theo đúng quy trình từ “tiếp nhận hồ sơ” đến “đồng hành cùng người dân”. Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn, đồng chí Kim Thái Phong, Bí thư Đảng ủy, Chủ tịch HĐND phường Mỹ Quới, đã chỉ đạo UBND phường tổ chức họp với các cơ quan, đơn vị có liên quan, thống nhất các giải pháp nhằm hỗ trợ người dân thực hiện thủ tục đất đai thuận lợi, nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Trên cơ sở đó, UBND phường ban hành Quyết định số 750/QĐ-UBND ngày 03/4/2026 về việc thành lập Tổ hỗ trợ thiết lập hồ sơ đất đai cho người dân, gồm 13 thành viên, do Phó Trưởng phòng Kinh tế, Hạ tầng và Đô thị phường làm Tổ trưởng.

Để tăng cường nhân lực, UBND phường tiếp tục ban hành Công văn số 651/UBND-KTHT&ĐT ngày 16/6/2026 về việc đề nghị hỗ trợ bổ sung nhân sự cho Tổ hỗ trợ thiết lập hồ sơ đất đai, nhằm duy trì lực lượng hướng dẫn, hỗ trợ người dân thường xuyên, bố trí 02 nhân sự trực mỗi ngày trong tuần.

Điểm mới của mô hình là cán bộ không chỉ dừng lại ở việc tiếp nhận hồ sơ, mà chủ động đồng hành với người dân trong suốt quá trình thực hiện thủ tục.

Khi công dân đến Trung tâm Phục vụ hành chính công phường, cán bộ trực tiếp trao đổi, xác định nhu cầu, kiểm tra giấy tờ, đối chiếu thông tin và hướng dẫn cụ thể những nội dung cần bổ sung, hoàn thiện.

Phân luồng hỗ trợ phù hợp với từng nhóm người dân

Để mô hình hoạt động hiệu quả, Trung tâm Phục vụ hành chính công phường xây dựng quy trình hỗ trợ theo từng nhóm đối tượng:

Thứ nhất, niêm yết công khai các thủ tục đất đai, thành phần hồ sơ và biểu mẫu để người dân có khả năng tự thực hiện có thể chủ động chuẩn bị và kê khai.

Thứ hai, trực tiếp hỗ trợ soạn thảo, hoàn thiện hồ sơ tại chỗ; đồng thời tổ chức hỗ trợ lưu động đối với người cao tuổi, người già yếu, người khuyết tật, hộ nghèo, hộ cận nghèo và gia đình chính sách khi có nhu cầu.

Thứ ba, làm cầu nối giữa người dân với Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai và Phòng Kinh tế, Hạ tầng và Đô thị để hỗ trợ theo dõi quá trình giải quyết hồ sơ, kịp thời thông tin đến người dân. 

Những việc làm cụ thể, thiết thực; trong quá trình hỗ trợ, cán bộ thực hiện các nội dung:

Tiếp nhận thông tin, xác định nhu cầu và hướng dẫn người dân chuẩn bị đầy đủ thành phần hồ sơ theo từng loại thủ tục; tư vấn về thời hạn giải quyết, phí và lệ phí theo quy định.

Hướng dẫn người dân thực hiện các thủ tục có liên quan như đo đạc, thực hiện nghĩa vụ tài chính và các khoản phí dịch vụ.

Chủ động kết nối với cơ quan đăng ký đất đai để hỗ trợ người dân trong việc đăng ký đo đạc theo lịch, góp phần giảm số lần đi lại.

Hỗ trợ soạn thảo, kê khai và hoàn thiện hồ sơ.

Hướng dẫn người dân đăng nhập Cổng Dịch vụ công quốc gia, số hóa giấy tờ và thực hiện nộp hồ sơ trực tuyến.

Đối với hồ sơ đủ điều kiện tiếp nhận, cán bộ cập nhật thông tin lên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC, cấp phiếu hẹn và hướng dẫn người dân theo dõi tiến độ bằng mã hồ sơ hoặc trên điện thoại thông minh.

Khi trả kết quả, cán bộ hướng dẫn người dân kiểm tra nội dung giấy tờ, giải đáp những vấn đề liên quan và thực hiện khảo sát mức độ hài lòng ngay tại quầy.

Toàn bộ quy trình được thực hiện theo phương châm: “Hướng dẫn tận tình – Tiếp nhận nhanh chóng – Giải quyết đúng hẹn – Phục vụ bằng trách nhiệm và sự tận tâm”.

Hiệu quả từ một cách làm gần dân

Sau hơn 04 tháng triển khai, mô hình đã hỗ trợ soạn thảo, hoàn thiện 537 hồ sơ và hướng dẫn công dân tự thiết lập 1.278 hồ sơ.

Những con số trên cho thấy hiệu quả thiết thực của mô hình trong việc hỗ trợ người dân tiếp cận TTHC lĩnh vực đất đai, nhất là đối với những trường hợp còn hạn chế về khả năng tiếp cận công nghệ hoặc chưa nắm rõ quy trình, thành phần hồ sơ. Quan trọng hơn, mô hình đã góp phần thay đổi phương thức phục vụ của cơ quan hành chính: từ chờ người dân tìm hiểu sang chủ động hướng dẫn; từ tiếp nhận đơn thuần sang đồng hành; từ xử lý hồ sơ sang quan tâm đến trải nghiệm của người dân.

Mỗi hồ sơ được hướng dẫn đầy đủ ngay từ đầu là thêm một lần người dân giảm thời gian đi lại; mỗi thủ tục được giải thích rõ ràng là thêm một lần người dân cảm thấy yên tâm, tin tưởng hơn khi đến cơ quan hành chính. 

Để người dân không còn “e ngại” khi làm thủ tục

Xây dựng nền hành chính thân thiện, chuyên nghiệp, gần dân không nhất thiết bắt đầu từ những việc lớn, mà bắt đầu từ những hành động cụ thể hằng ngày: giải thích để người dân hiểu, kiểm tra hồ sơ kỹ trước khi tiếp nhận, hướng dẫn người dân sử dụng dịch vụ công trực tuyến và chủ động thông tin về tiến độ giải quyết hồ sơ.

Từ những việc làm thiết thực đó, mô hình “Để thủ tục đất đai không còn là ‘nỗi lo ngại’ của người dân” không chỉ là một giải pháp hỗ trợ TTHC, mà còn là một cách làm cụ thể nhằm hiện thực hóa tinh thần chính quyền phục vụ, lấy người dân làm trung tâm.

Sự hài lòng, niềm tin và những nụ cười của người dân chính là động lực để đội ngũ cán bộ, công chức Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Mỹ Quới tiếp tục đổi mới, nâng cao chất lượng phục vụ.

Trong thời gian tới, Trung tâm Phục vụ hành chính công phường sẽ tiếp tục hoàn thiện mô hình theo hướng số hóa toàn bộ quy trình hỗ trợ; xây dựng các video hướng dẫn từng thủ tục đất đai; nghiên cứu ứng dụng trí tuệ nhân tạo trong tra cứu thành phần hồ sơ và từng bước mở rộng phương thức hỗ trợ sang các lĩnh vực khác như hộ tịch, xây dựng, đăng ký kinh doanh, chứng thực...

Qua đó, từng bước xây dựng hình ảnh chính quyền cơ sở gần dân, sát dân, hiểu dân và phục vụ nhân dân ngày càng tốt hơn, để mỗi người dân khi đến thực hiện TTHC đều cảm nhận được sự thuận tiện, tận tình và trách nhiệm của đội ngũ cán bộ, công chức phường Mỹ Quới.